سر فصل مطالب
مدیر ترافیک کیست و چه نقشی در آژانس تبلیغاتی دارد؟
آژانس‌های تبلیغاتی معمولاً با پروژه‌های هم‌زمان و متعددی درگیر می‌شوند. در این فرآیند تقریباً تمام واحدها، از بازاریابی گرفته تا رسانه در حال تکاپو برای انجام به‌موقع مسئولیت‌هایشان هستند. همه‌ی واحدها در تلاش هستند تا بتوانند طبق تقسیم‌کارِ صورت گرفته، پروژه را مرحله‌به‌مرحله جلو برده و به واحد مربوطه و درنهایت به دست سفارش‌دهنده برسانند. هر پروژه باید طبق درخواست مشتری با بهترین کیفیت و از همه مهم‌تر به‌موقع تحویل داده شود. در این میان، پیچیدگی‌های مربوط به برنامه‌ریزی و زمان‌بندی می‌تواند چالشی جدی برای نیروهای مشغول در آژانس باشد و تمرکز و توان آن‌ها را تحت تأثیر خود قرار دهد.
مدیر ترافیک با توانمندی‌های منحصربه‌فردی که در برنامه‌ریزی و زمان‌بندی دارد، می‌تواند اوضاع را سروسامان داده و بار بزرگی را از دوش نیروهای هر بخش بردارد. مدیر ترافیک درواقع به‌عنوان یک تسهیل‌گر، وظیفه‌ی تقسیم‌کار، زمان‌بندی و تحویل گرفتن پروژه از هر بخش و انتقال آن به بخش‌های مربوطه را بر عهده می‌گیرد. او به آژانس اطمینان می‌دهد که طبق برنامه‌ی پیشنهادی‌اش، خروجی نهایی به‌موقع و بی‌دردسر به دست مشتری خواهد رسید.
مدیر ترافیک چه وظایفی دارد؟
تمرکزِ مدیر ترافیک بر سه حوزه‌ی اصلی است:
-
مدیریت زمان
تنظیم زمان‌بندی مناسب پروژه در هر بخش، بر اساس مهلت تعیین‌شده از طرف سفارش‌دهنده، از وظایف کلیدی مدیر ترافیک است. درصورتی‌که محصول نهایی نیاز به زمان بیشتری برای ارائه به مشتری داشته باشد، مدیر ترافیک مسئله را با اکانت منجر در میان گذاشته و او برای یافتن راه‌حل مناسب و گرفتن وقت بیشتر با مشتری وارد مذاکره می‌شود.
مدیر ترافیک حتی می‌تواند با توجه به زمان‌بندی پیشنهادی، انتقال پروژه‌ها به نیروهای دیگر را نیز بااطلاع مدیر مربوطه انجام دهد. یافتن راه‌حل‌های مناسب برای پایبندی به مهلت‌های تعیین‌شده از وظایف مهم مدیر ترافیک است.
-
مدیریت برنامه
مدیران ترافیک معمولاً از نرم‌افزارهای پیشرفته‌ی مدیریت پروژه استفاده می‌کنند تا لیست دقیق و کاملی از شرح وظایف هر بخش و مهلت‌های تعیین‌شده برای آن‌ها داشته باشند.
مدیر ترافیک وظیفه دارد اطمینان حاصل کند که اعضای تیم، وقت خود را صرف فرآیند خلاقانه‌ی انجام پروژه و تمرکز بر روی بازخوردها می‌کنند. مدیر ترافیک با نظارت دقیقی که بر روی برنامه‌ها دارد این احساس را به تیم می‌دهد که همه‌چیز تحت کنترل است و آن‌ها قرار نیست نگران فرآیندهای داخلی و هماهنگی آن‌ها باشند.
-
مدیریت فرآیند
مدیر ترافیک معمولاً به‌صورت روزانه و هفتگی وضعیت پروژه را بررسی می‌کند. او جلساتی را به‌صورت پیوسته با مدیران مربوط به تیم اجرا و هم‌چنین اکانت منجر ترتیب می‌دهد. طی این جلسات مدیر ترافیک روند کمی و کیفی پروژه را چک می‌کند تا مطمئن شود همه‌چیز طبق برنامه پیش می‌رود.
مدیر ترافیک وظیفه دارد همه‌چیز را به‌دقت زیر نظر بگیرد، گزارش‌های مستمر تهیه کند و در صورت وجود هرگونه مشکل در روند برنامه‌ریزی‌شده برای حل آن اقدام کند.
شرح وظایف مدیر ترافیک در آژانس‌های تبلیغاتی
همان‌طور که اشاره کردیم، مدیر ترافیک در برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و بررسی روند پیشرفت پروژه‌های یک آژانس تبلیغاتی نقشی کلیدی دارد. بدون مدیر ترافیک، مدیریت پروژه‌های متعدد از طرف آژانس و تحویل آن‌ها به مشتری در مهلت تعیین‌شده تقریباً غیرممکن است.
بیایید نگاه کوتاهی به ۵ مورد از مهم‌ترین وظایف مدیر ترافیک در آژانس تبلیغاتی بیاندازیم:
- تنظیم یک برنامه‌ی دقیق و تعیین مهلت برای انجام هر بخش از پروژه و ابلاغ آن به واحدهای مربوطه
- تقسیم وظایف بین اعضای تیم‌های درگیر با پروژه بر اساس مهارت‌ها، زمان‌های آزاد و الویت‌های آن‌ها
- ملاقات با سفارش‌دهنده و یا ارتباط داشتن با اکانت منجر برای انتقال روند پیشرفت پروژه به مشتری
- بررسی فرآیند انجام کار و تطبیق آن با برنامه‌ی تنظیم‌شده و انجام تغییرات لازم در صورت بروز مشکل
- تدوین گزارش‌های مستمر از عملکرد تیم و پروسه‌ی پیشرفت پروژه
ویژگی‌ها و مهارت‌های یک مدیر ترافیک حرفه‌ای
یک مدیر ترافیک موفق شخصیتی چندوجهی دارد. او علاوه بر ریزبینی و مهارت فوق‌العاده‌ای که در تنظیم برنامه‌ای جامع و زمان‌بندی‌شده دارد، لازم است مهارت‌های ارتباطی خوبی نیز داشته باشد. مدیر ترافیک در طول روز با افراد زیادی سروکله می‌زند، از مدیران و مشتریان گرفته تا تک‌تک اعضای تیم در واحدهای مختلف همگی در دایره‌ی ارتباطی او قرار می‌گیرند.
تعامل با افراد مختلف که هرکدام ممکن است دیدگاه‌ها و درخواست‌های متفاوتی داشته باشند، آسان نیست. مدیر ترافیک باید صبور و تأثیرگذار باشد و نسبت به برنامه‌ی پیشنهادی و راه‌حل‌هایی که ارائه می‌دهد اعتماد کافی داشته باشد تا این اعتماد و آرامش را به اعضای پروژه نیز منتقل کند.
ویژگی مهم دیگری که داشتن آن برای مدیر ترافیک لازم است انعطاف‌پذیری است. در روند انجام پروژه‌ها همیشه همه‌چیز طبق برنامه پیش نمی‌رود، گاهی ممکن است مدیر ترافیک خود را در مقابل شرایط پیش‌بینی‌نشده‌ای ببیند، در این زمان لازم است مدیر ترافیک با حفظ روحیه خود، این فشار ناگهانی را مدیریت کرده و بتواند تغییراتی در برنامه ایجاد کند و به راه‌حل‌های جایگزین فکر کند. مدیریت بحران و قابلیت تحمل فشارهای ناگهانی از ویژگی‌های مهم مدیر ترافیک است.
ویژگی‌ها و مهارت‌های یک مدیر ترافیک موفق را می‌توان در این ۵ مورد خلاصه کرد:
- دقت و مهارت لازم برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی
- تسلط بر نرم‌افزارهای مدیریت پروژه
- مهارت برقراری ارتباط و تعامل مؤثر
- تأثیرگذاری و اعتمادبه‌نفس بالا
- انعطاف‌پذیری و قدرت مدیریت بحران
چگونه فضای آژانس تبلیغاتی را برای ورود مدیر ترافیک آماده کنیم؟
مدیر ترافیک درواقع جزو مشاغل جدید دنیای تبلیغات به شمار می‌آید. در سال‌های اخیر اهمیت وجود مهره‌ی ارزشمندی با مهارت‌های مدیریت زمان و برنامه‌ریزی، بیش‌ازپیش برای آژانس‌های تبلیغاتی روشن‌شده است. پیش‌ازاین تمام وظایف سنگینِ هماهنگی و زمان‌بندی بر عهده‌ی مدیر پروژه و یا نیروهای هر بخش بود. این موضوع باعث چالش‌های درون‌سازمانی زیادی می‌شد و درنهایت به پروژه و اعتبار آژانس خدشه وارد می‌کرد.
شاید بتوان در استودیوهای تبلیغاتی کوچک که حداکثر با ۱۵ کارمند فعالیت می‌کنند از حضور مدیر ترافیک صرف‌نظر کرد ولی در آژانس‌های تبلیغاتی بزرگ با تعداد پروژه‌های بالا، عدم حضور مدیر ترافیک در درازمدت قطعاً به ضرر مجموعه تمام خواهد شد.
به‌هرحال این را هم باید در نظر گرفت که ورود فردی با سِمت مدیر ترافیک به یک آژانس تبلیغاتی ممکن است به مذاق همه‌ی کارمندان و مدیران خوش نیاید و عادت دادن افراد سازمان به این سبک از برنامه‌ریزی دقیق و جزئی‌نگری مدتی طول بکشد.
از سوی دیگر دایره‌ی اختیارات مدیر ترافیک به‌قدری زیاد است که ممکن است بدون نظارت صحیح دچار سوگیری‌های غیرضروری در بین تیم‌های مختلف شود. ازاین‌رو شاید لازم باشد تا مدیر ترافیک در ماه‌های اولیه‌ی شروعِ فعالیت، به‌طور مستقیم به مدیریت مجموعه گزارش عملکرد ارائه کند و تحت نظارت آژانس قرار بگیرد.
به‌هرحال اگر به دنبال استخدام مدیر ترافیک هستید این ۳ نکته را به خاطر بسپارید:
-
آموزش‌های لازم را به کارمندان ارائه کنید
نمی‌توان از تمام کارمندان سازمان انتظار داشت که به‌صورت خودکار با سیاست‌های جدیدِ سازمانی خو بگیرند. شفاف‌سازی، تعامل و آموزش دادنِ کارمندان برای درک تغییرات و پذیرش مهره‌ی جدیدی مثل مدیر ترافیک از اهمیت بالایی برخوردار است.
-
پروسه‌ی فرهنگ‌سازی را جدی بگیرید
نمی‌توانید انتظار داشته باشید در طی چند جلسه‌ی توجیهی برای کارمندان و هم‌چنین مذاکره‌ی یک مرحله‌ای با مدیر ترافیک فرهنگ جدید به‌زودی جا بیفتد. همان‌طور که اشاره کردیم حضور مدیران ترافیک در آژانس‌های تبلیغاتی سابقه‌ای طولانی ندارد و حتی در اروپا و آمریکا نیز در ۵-۶ سال اخیر است که بسیار موردتوجه قرارگرفته است. پس سعی کنید به‌آرامی با پروسه‌ی فرهنگ‌سازی همراه شوید و برای آن برنامه‌ریزی کنید.
-
صبور باشید و در چالش‌ها محکم قدم بردارید
اگر اطمینان دارید که حضور مدیر ترافیک در طول زمان ارزش‌های مثبت و کارآمدی را به سازمان اضافه خواهد کرد، پس باید صبور باشید. اینکه در مواجه با چالش‌های احتمالی نامطمئن عمل کنید، پروسه‌ی اعتمادسازی و ایجاد فرهنگ جدید را سخت خواهد کرد. به یاد داشته باشید که طولی نخواهد کشید که با جای‌گیری مدیر ترافیک و پذیرش فضای جدید، همه به ارزشمندی تصمیم شما پی خواهند برد.
حرف آخر
حضور یک مدیر ترافیک حرفه‌ای در آژانس‌های تبلیغاتی، می‌تواند فشار زیادی را از دوش مدیران و کارمندان آژانس بردارد. برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و پیگیری روند پروژه‌ها می‌تواند این اطمینان را به آژانس بدهد که پروژه‌ها با کیفیت بالا و به‌موقع به دست سفارش‌دهندگان می‌رسند. این نکته در طول زمان، باعث بالا رفتن اعتبار آژانس و رضایت مشتریان و حتی افراد شاغل در مجموعه خواهد شد. مدیران ترافیک در سال‌های اخیر نقش پررنگی در مدیریت پروژه‌های آژانس‌های تبلیغاتی ایفا می‌کنند، اما ازآنجایی‌که این جایگاهِ شغلی به‌تازگی پا به دنیای تبلیغات گذاشته است، به نظر می‌رسد به کمی زمان نیاز دارد تا تعریف اصلی و جایگاه ثابت خود را در آژانس‌های تبلیغاتی پیدا کند.
نویسنده: مریم هاشمی
منابع:
https://learn.org/articles/What_is_an_Advertising_Traffic_Manager.html
https://texascreative.com/blog/what-traffic-manager-and-why-should-your-agency-have-one
https://blog.marketo.com/2019/06/a-traffic-manager-will-keep-your-agency-out-of-a-jam.html
https://functionpoint.com/blog/traffic-managers-production-managers-roles-at-agency-2/
https://www.campaignlive.co.uk/article/job-description-traffic-manager/1452673
